Diligence raisonnable EUDR pour les emballages en papier : une liste de contrôle des documents fournisseurs

La diligence raisonnable prévue par le règlement européen sur la déforestation (EUDR) ne commence pas lorsque l’expédition atteint les douanes européennes. Pour les emballages en papier, elle commence bien plus tôt, au moment où l’acheteur définit le produit, où le transformateur sélectionne le papier et le carton, et où les fournisseurs en amont relient ces matériaux aux données d’origine.

Ce calendrier est crucial, car un emballage fini peut comporter plusieurs composants à base de fibres : papier imprimé, carton gris, carton ondulé pour boîtes pliantes, carton ondulé, papier de soie, intercalaires en papier et étiquettes. Chaque composant peut provenir d’un fournisseur ou d’une usine différente. Si le projet attend que la production de masse soit terminée pour demander les données justificatives, la chaîne de traçabilité risque déjà d’être difficile à reconstituer.

La liste de contrôle ci-dessous s’adresse aux marques et importateurs européens qui achètent des emballages en papier sur mesure. Elle indique quelles informations doivent être abordées, d’où elles proviennent vraisemblablement, et comment un fournisseur d’emballages peut soutenir ce processus.

Commencez par le produit, pas par le certificat

La première question relative au règlement européen sur la déforestation (EUDR) ne devrait pas être « Disposez-vous d’une certification FSC ? » mais bien « Quelle est exactement la nature du produit que nous importons ? »

Avant de demander des documents, identifiez :

• le format d’emballage ;

• s’il est importé vide ou contenant un produit ;

• sa classification douanière prévue ;

• la quantité et l’unité de mesure ;

• les composants à base de fibres présents dans sa composition ;

• si chaque composant utilise des fibres vierges, recyclées ou mixtes ; et

• la personne morale chargée de mettre le produit sur le marché de l’Union européenne.

Un certificat d’usine général ne permet pas de répondre à une question spécifique de diligence raisonnable liée à un produit. L’EUDR s’applique au niveau du produit et de la chaîne d’approvisionnement ; par conséquent, la documentation doit faire explicitement référence aux marchandises réellement mises sur le marché.

Principe de fonctionnement Documentation Liste de contrôle

Tous les champs ne sont pas nécessairement attribués à l’usine d’emballage. Un processus documentaire efficace rend la responsabilité explicite, plutôt que de laisser chacun supposer qu’une autre partie s’en est occupée.

Étape 1 : CONFIRMER Classification des produits

L’EUDR s’applique uniquement aux produits pertinents énumérés à l’annexe I. Les pâtes, papiers et cartons relevant des chapitres 47 et 48 sont inclus, sous réserve des dispositions précises et des exclusions prévues par le règlement.

Pour les boîtes sur mesure, la position tarifaire 4819 est souvent pertinente, mais la classification finale relève de l’analyse douanière effectuée par l’importateur. Le fournisseur doit fournir suffisamment d’informations pour permettre cette décision, notamment :

• type et construction de l’emballage ;

• matériau principal ;

• s’il s’agit d’un carton, d’une boîte, d’un caisse, d’un sac ou d’un autre contenant ;

• si des composants non en papier modifient substantiellement le produit ; et

• la manière dont l’emballage est expédié et facturé.

Ne pas appliquer automatiquement le code SH d’un envoi antérieur si la structure ou le matériau a changé.

Étape 2 : Construire une nomenclature des matériaux d’emballage

La nomenclature des matériaux ne doit pas se limiter à « boîte en papier ». Une boîte-cadeau rigide peut comprendre :

• du papier d’emballage spécial ;

• du carton gris ;

• papier imprimé revêtu ;

• carton ou insert ondulé ;

• tissu ou accessoires en papier ;

• étiquettes ;

• aimants ;

• ruban, composant élastique ou textile ;

• pièces en EVA, mousse, acrylique ou plastique ; et

• colles, encres, feuilles métalliques ou laminages.

La traçabilité EUDR porte sur les matières premières et produits pertinents, tandis que d’autres matériaux peuvent soulever des questions distinctes liées à la PPWR ou à la conformité chimique. Une nomenclature claire permet à l’acheteur de diriger chaque question vers la bonne instance.

La spécification approuvée du matériau doit également préciser si des substitutions sont autorisées. Changer de fournisseur de carton pendant la production peut rompre la chaîne de preuves si cette modification n’est pas enregistrée.

Étape 3 : Identifier Pays de production et données relatives à la parcelle

Aux fins du règlement européen sur la déforestation (EUDR), le « pays de production » désigne le lieu où la matière première concernée a été produite, et non pas simplement celui où l’emballage fini a été transformé.

Une mention indiquant qu’une boîte a été « fabriquée en Chine » ne permet donc pas d’établir l’origine des fibres de bois. L’usine de transformation peut devoir obtenir ces informations auprès du négociant en papier, du fournisseur de carton, du producteur de pâte à papier ou de la papeterie.

Les données de géolocalisation concernent les parcelles de terrain où la matière première concernée a été produite. Pour les chaînes d’approvisionnement en papier longues, cette exigence peut constituer la partie la plus exigeante de la demande d’informations. Les acheteurs doivent demander dès le début si la chaîne d’approvisionnement en papier retenue est en mesure de fournir les données amont requises.

Si les données sont indisponibles, la réponse correcte consiste à identifier l’écart et à réexaminer le matériau ou le fournisseur. Une lettre vague indiquant qu’un matériau est « écologique » ne saurait remplacer la traçabilité.

Étape 4: Se connecter Matériau entrant destiné à la commande terminée

Les documents amont ne sont utiles que lorsqu’ils peuvent être reliés à l’emballage acheté.

Le fournisseur d’emballages doit maintenir des liens pratiques entre :

• projet client ou SKU ;

• échantillon approuvé et spécification du matériau ;

• bon de commande fournisseur ;

• enregistrement du lot ou de la livraison du matériau entrant ;

• ordre de fabrication ;

• enregistrement du contrôle qualité ; et

• expédition terminée.

Le système n’a pas besoin d’être théâtral. Une piste claire et vérifiable est plus utile qu’un épais dossier de certificats sans lien entre eux.

Chez Senlarry Packaging, cela signifie traiter les modifications de matériaux comme des changements contrôlés. Si le papier, le carton ou le fournisseur approuvé doit changer, l’équipe projet doit confirmer la nouvelle spécification et évaluer l’impact sur la documentation avant de l’utiliser.

Étape 5: Examinez Certification dans le contexte approprié

La certification FSC « chaîne de contrôle » peut soutenir un processus structuré de maîtrise des matériaux et aider à vérifier comment les allégations certifiées circulent dans la chaîne d’approvisionnement.

Toutefois, certification et diligence raisonnable au titre du règlement européen sur la déforestation (EUDR) ne sont pas une même tâche. L’opérateur de l’UE doit tout de même vérifier si les informations exigées par l’EUDR sont complètes, évaluer les risques et soumettre la déclaration applicable.

Les acheteurs doivent donc vérifier :

• si le certificat est valide ;

• quelle entité juridique et quel site sont couverts ;

• si le produit concerné relève du champ d'application ;

• quelle allégation FSC est formulée ;

• si la facture et la documentation produit comportent l’allégation requise ; et

• quelles données supplémentaires EUDR sont disponibles en plus du certificat.

Cette approche évite les deux extrêmes : rejeter la certification comme étant sans pertinence ou la considérer comme un raccourci juridique automatique.

Étape 6: Évaluer Évaluer les risques et combler les lacunes

La collecte de documents ne marque pas la fin de la diligence raisonnable. L’opérateur responsable doit évaluer le risque que le produit ne respecte pas les exigences de la réglementation en matière d’absence de déforestation et de légalité.

L’évaluation peut prendre en compte :

• classification des risques par pays ;

• complexité de la chaîne d’approvisionnement ;

• cohérence du document ;

• risque de mélange avec des matériaux d’origine inconnue ;

• fiabilité des fournisseurs ;

• preuves de récolte et de production légales ;

• préoccupations liées à la corruption, aux conflits ou au respect des règles ; et

• la nécessité ou non d’une vérification indépendante ou d’informations complémentaires.

Lorsque le risque n’est pas négligeable, les mesures d’atténuation peuvent exiger davantage de preuves, une audit du fournisseur, des vérifications indépendantes ou une source alternative de matériau. Le fournisseur d’emballages peut répondre aux demandes d’information, mais l’opérateur UE assume l’évaluation finale relative à sa transaction.

Étape 7 : Gérer Références à la déclaration de diligence raisonnable

Le système d’information relatif au règlement européen sur la déforestation (EUDR) est utilisé pour les déclarations réglementaires. La partie chargée de soumettre la déclaration de diligence raisonnable doit être identifiée avant l’expédition.

Les équipes projet doivent définir :

• qui soumettra la déclaration ;

• quelle expédition, quel produit et quelle quantité elle couvre ;

• quels numéros de référence doivent être communiqués en aval ;

• la manière dont les modifications de la quantité ou du matériau seront traitées ; et

• la manière dont les dossiers seront conservés.

Ne collez pas un numéro de référence sur des commandes non liées sans vérifier ce qu’il couvre. La traçabilité ne fonctionne que lorsque les références restent associées aux bons produits et aux bonnes opérations.

Quelle est la société Senlarry Peut Assistance

Pour un projet d’emballage en papier conforme au règlement européen sur la déforestation (EUDR), Senlarry peut fournir au client les informations générées ou maîtrisées au niveau de la transformation des emballages, notamment :

• description et spécifications de l’emballage fini ;

• nomenclature des matériaux ;

• informations approuvées relatives au papier et au carton ;

• références fournisseur et achats ;

• documentation FSC disponible pour les commandes concernées ;

• liaison entre ordre de fabrication et lot de production ;

• dossiers relatifs aux modifications de matériaux approuvées ;

• quantité terminée et informations sur l’expédition ; et

• coordination avec les fournisseurs de papier en amont concernant la disponibilité des documents d’origine.

Quelle le Acheteur ou importateur de l’UE doit encore détenir

Le client ou l’opérateur de l’UE concerné doit conserver la responsabilité de :

• confirmation du champ d’application du règlement européen sur la déforestation (EUDR) et de la classification douanière ;

• détermination de son rôle juridique ;

• évaluation de l’exhaustivité et de la fiabilité des informations provenant de l’amont ;

• réalisation de l’évaluation des risques requise ;

• mise en œuvre des mesures d’atténuation des risques, le cas échéant ;

• préparation et soumission de la déclaration applicable ; et

• réponse aux autorités compétentes.

Intégrer cette division dans la spécification d’achat évite toute confusion ultérieure.

Commun Documentation Signes préoccupants

Les acheteurs d’emballages doivent faire une pause lorsqu’ils voient :

• « Certifié EUDR » sans explication de ce qui a été évalué ;

• un certificat d’usine sans lien avec le matériau commandé ;

• des informations sur le pays de fabrication présentées comme des données sur l’origine des fibres ;

• un logo FSC sans allégation valide ni contexte de traçabilité ;

• des descriptions de produit trop vagues pour correspondre à l’expédition ;

• des substitutions de matériaux non expliquées après approbation de l’échantillon ;

• des documents comportant des noms de fournisseur ou des quantités incohérents ; ou

• une promesse selon laquelle tous les justificatifs seront créés après la production.

La conformité devrait rendre la chaîne d’approvisionnement plus transparente. Si les documents génèrent davantage d’ambiguïté, ils ne remplissent pas leur rôle.

Questions fréquemment posées

Les documents EUDR doivent-ils être demandés au stade du devis ?

Oui. Une discussion précoce permet au fournisseur de sélectionner les matériaux et les sources en amont capables de fournir les informations requises. Elle rend également visibles le coût et le délai associés à la documentation.

Qui confirme le code CN pour une boîte en papier ?

L’importateur de l’UE doit confirmer la classification finale, généralement avec les services douaniers ou un soutien juridique. Le fournisseur d’emballages fournit des détails précis sur le produit et les matériaux.

Un seul dossier d’emballage peut-il couvrir plusieurs références (SKUs) ?

Cela est possible, à condition que ces références partagent effectivement les mêmes matériaux, sources amont et registres de traçabilité. Toute différence concernant les matériaux, le fournisseur ou le lot de production doit rester clairement identifiable.

Une déclaration du fournisseur suffit-elle ?

Elle peut constituer un élément de preuve, mais l’opérateur responsable doit évaluer l’ensemble des informations disponibles ainsi que les risques associés à la chaîne d’approvisionnement.

Pendant combien de temps les documents EUDR doivent-ils être conservés ?

Les opérateurs doivent conserver leurs déclarations de diligence raisonnable et les documents justificatifs correspondants pendant au moins cinq ans. Le processus de conservation doit également préserver le lien entre le produit importé, son lot de production et les éléments probants amont utilisés dans l’évaluation des risques.

Construisez la chaîne de preuves avant la boîte

La documentation relative au règlement européen sur la déforestation (EUDR) est plus facile à gérer lorsqu’elle est intégrée aux processus d’approvisionnement des matières premières et de planification de la production. La fiche technique de l’emballage, le choix des fournisseurs, les registres par lot et les données en amont doivent tous concourir à une même narration cohérente.

Si votre projet d’emballage pour l’UE comporte une liste de contrôle des informations EUDR, envoyez-la avec le cahier des charges structurel. Senlarry peut examiner quels champs nous pouvons prendre en charge, identifier les informations amont manquantes et harmoniser le processus de documentation avant l’approbation des matériaux.

Références officielles

• Commission européenne, règlement relatif aux produits sans déforestation : https://environment.ec.europa.eu/topics/forests/deforestation/regulation-deforestation-free-products_enEUR-Lex, version consolidée du règlement (UE) 2023/1115 : https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:02023R1115-20251226 

Cet article fournit des informations générales sur l’emballage et ne constitue pas un avis juridique. Les acheteurs doivent confirmer la classification du produit et leurs obligations légales auprès de conseillers qualifiés.

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